A representação legal no Inmetro pode ajudar fabricantes estrangeiros a organizar a certificação e a importação de produtos regulamentados no Brasil, mesmo quando não possuem empresa própria constituída no país.
Essa estrutura, porém, não elimina as exigências técnicas nem permite o uso indiscriminado de um certificado por diferentes empresas. Para que uma operação seja regular, é necessário definir quem será o solicitante e detentor da certificação, quais CNPJs estarão autorizados a importar e quais obrigações continuarão existindo após a emissão do certificado.
Também é preciso considerar o regulamento específico de cada categoria. Embora a Portaria Inmetro nº 200/2021 estabeleça os Requisitos Gerais de Certificação de Produtos, cada objeto regulamentado pode possuir regras próprias sobre documentação, modelos de certificação, ensaios, auditorias e importação.
Por isso, a estrutura de representação deve ser definida a partir das características do produto e do modelo comercial pretendido pelo fabricante.
O que significa representação legal no contexto do Inmetro?
No contexto de produtos regulamentados pelo Inmetro, uma empresa estabelecida no Brasil pode assumir responsabilidades relacionadas à certificação e à regularização de produtos fabricados no exterior.
Dependendo do regulamento aplicável e da configuração escolhida para a operação, essa empresa pode participar da solicitação da certificação, administrar o certificado e organizar a autorização dos importadores que utilizarão essa estrutura.
Sua atuação pode envolver:
- organização da documentação técnica do fabricante;
- contratação e acompanhamento do Organismo de Certificação de Produto;
- coordenação de ensaios laboratoriais;
- acompanhamento de auditorias na unidade produtiva;
- controle dos produtos e modelos certificados;
- autorização dos CNPJs participantes das importações;
- comunicação de alterações realizadas nos produtos;
- acompanhamento das obrigações vinculadas à certificação;
- gestão documental e regulatória da operação.
A extensão dessas responsabilidades depende do Regulamento de Avaliação da Conformidade aplicável ao produto e dos compromissos estabelecidos entre fabricante, representante e importadores.
É importante observar que a expressão “representante legal” também é utilizada pelo Sistema Orquestra para identificar o sócio ou a pessoa legalmente habilitada a agir em nome de determinado CNPJ.
Esse perfil de acesso ao sistema não é, por si só, equivalente ao serviço de representação regulatória prestado a um fabricante estrangeiro. São conceitos distintos que podem coexistir na mesma operação.
Quem é o solicitante da certificação?
O solicitante é a pessoa jurídica que apresenta ao Organismo de Certificação de Produto o pedido para iniciar o processo de avaliação da conformidade.
Ele fornece os documentos e as informações necessários para que o organismo analise a solicitação e determine se o processo pode ser iniciado.
Em operações envolvendo fabricantes estrangeiros, o solicitante precisa demonstrar sua relação com o fabricante e sua legitimidade para conduzir a certificação.
De acordo com a categoria do produto, podem ser solicitadas informações como:
- identificação do solicitante;
- identificação do fabricante;
- vínculo entre as partes;
- endereço da unidade produtiva;
- descrição dos produtos;
- marcas e modelos abrangidos;
- memorial descritivo;
- desenhos técnicos;
- lista de componentes;
- manuais e embalagens;
- documentos previstos no regulamento específico.
A documentação exata depende do produto e do modelo de certificação aplicável.
O solicitante também deve estar preparado para responder às solicitações do organismo certificador durante a análise documental, os ensaios e as auditorias.
O que é o detentor da certificação?
O detentor é a pessoa jurídica em nome da qual o certificado de conformidade é emitido.
Em muitos processos, solicitante e detentor são a mesma empresa. Ela inicia a certificação e, após a conclusão satisfatória das avaliações, passa a constar como titular do certificado.
Entretanto, deter uma certificação significa assumir responsabilidades que vão além da posse de um documento.
O detentor deve garantir que os produtos importados ou comercializados permaneçam correspondentes àqueles que foram avaliados.
Essa responsabilidade pode envolver o controle de:
- fabricante;
- unidade produtiva;
- marca comercial;
- modelos certificados;
- formação da família;
- componentes críticos;
- características técnicas;
- documentos e marcações;
- alterações realizadas no produto;
- validade e situação do certificado.
Quando uma empresa brasileira atua como detentora para um fabricante estrangeiro, ela ocupa uma posição central na estrutura regulatória da operação.
Por isso, a titularidade deve ser definida antes do início da certificação, considerando não apenas a primeira importação, mas também a estratégia comercial de médio e longo prazo.
Solicitante e detentor podem ser empresas diferentes?
Em muitos processos, a empresa que solicita a certificação passa a figurar como detentora após a emissão do certificado. A configuração, porém, deve ser verificada conforme o regulamento aplicável e a estrutura definida para a operação.
Na prática, o solicitante conduz o processo perante o Organismo de Certificação de Produto e assume as obrigações relacionadas à certificação.
Por essa razão, a escolha do solicitante tem consequências importantes.
Caso a certificação seja emitida em nome de um distribuidor, por exemplo, o certificado permanecerá vinculado ao CNPJ dessa empresa. O documento não pode ser simplesmente transferido para outro CNPJ em razão de uma mudança comercial.
Se o fabricante decidir substituir o distribuidor, a continuidade da operação dependerá da estrutura adotada, das autorizações existentes e das regras do regulamento aplicável.
Quando a certificação é administrada por uma estrutura independente, o fabricante pode reduzir sua dependência regulatória de um único parceiro comercial.
Essa escolha deve ser feita antes da contratação do organismo certificador e da apresentação da solicitação.
Qual é a relação entre certificado e CNPJ?
O certificado é emitido em nome de uma pessoa jurídica identificada por seu CNPJ.
Esse vínculo permite identificar quem é o detentor e quem responde perante o organismo certificador pela utilização e pela continuidade da certificação.
O certificado não é um documento genérico ligado apenas ao produto ou ao fabricante estrangeiro. Ele também está associado à empresa brasileira que solicitou e assumiu a responsabilidade pelo processo.
Entretanto, o CNPJ detentor não precisa, necessariamente, ser o único envolvido nas importações.
Em determinadas condições, outros importadores podem receber autorização para utilizar o certificado. Essa autorização, porém, não transfere a titularidade.
É importante distinguir três participantes da operação:
Detentor do certificado: empresa em nome da qual a certificação foi emitida e que responde por sua administração.
CNPJ autorizado: empresa formalmente incluída pelo detentor para utilizar o certificado nos procedimentos aplicáveis.
Importador: empresa responsável pela operação de comércio exterior realizada em seu próprio CNPJ.
Uma mesma empresa pode exercer todas essas funções. Também é possível que o detentor seja uma empresa e as importações sejam realizadas por diferentes CNPJs autorizados.
Essa distinção é essencial para compreender como diferentes empresas podem participar da operação sem que a titularidade do certificado seja transferida.
Outros importadores podem utilizar o mesmo certificado?
Em determinadas situações, sim.
O Inmetro possui um procedimento específico para que o solicitante ou detentor autorize CNPJs a utilizar determinado certificado de conformidade.
Para produtos importados sujeitos à certificação compulsória e que não exigem registro de objeto, os CNPJs autorizados a importar devem ser incluídos pelo detentor por meio do processo P065 no Sistema Orquestra. Para produtos que também exigem registro no Inmetro, a forma de inclusão dos CNPJs pode seguir outro procedimento e deve ser analisada conforme o regulamento aplicável.
Essa exigência também se aplica quando o próprio detentor será o único importador. Nesse caso, seu próprio CNPJ deve constar na relação de empresas autorizadas.
Portanto, ser o titular do certificado não dispensa automaticamente a inclusão do CNPJ no procedimento exigido pelo Inmetro.
A autorização permite que o importador utilize aquele certificado nos processos regulatórios correspondentes, mas não modifica seu titular.
Também não significa que o importador poderá utilizar a certificação para qualquer produto de seu portfólio.
A autorização está limitada aos produtos abrangidos pelo certificado, respeitando elementos como:
- fabricante;
- unidade produtiva;
- marca;
- modelo;
- família;
- características técnicas;
- escopo da avaliação;
- situação e validade do certificado.
O que deve ser avaliado antes de estruturar a operação?
Antes de definir quem será o solicitante e detentor da certificação, o fabricante estrangeiro deve analisar sua estratégia de atuação no Brasil.
Entre as principais questões estão:
- qual regulamento se aplica ao produto;
- se a certificação é compulsória;
- qual modelo de certificação será adotado;
- quem terá o vínculo contratual com o fabricante;
- quem será o detentor do certificado;
- quais empresas poderão realizar as importações;
- quem administrará as autorizações;
- como serão controlados os produtos certificados;
- quem acompanhará as alterações técnicas;
- o que acontecerá em caso de troca de distribuidor;
- como serão divididas as responsabilidades;
- qual será a estratégia de expansão comercial.
Quando essas definições ocorrem apenas depois da emissão do certificado, a empresa pode descobrir que a estrutura escolhida não atende aos seus objetivos comerciais.
Por isso, certificação e estratégia de distribuição devem ser planejadas de forma integrada.
Como a Lahor apoia operações com produtos sujeitos ao Inmetro?
A Lahor conecta origem, certificação, representação e mercado brasileiro em uma estrutura integrada.
Sua atuação pode começar pela análise do produto e da viabilidade regulatória, antes que o fabricante escolha definitivamente um distribuidor ou inicie as importações.
A Lahor pode apoiar:
- a compreensão do regulamento aplicável;
- a organização da documentação do fabricante;
- a estruturação da certificação;
- a definição da titularidade;
- o acompanhamento dos agentes envolvidos;
- a organização dos CNPJs autorizados;
- o controle dos produtos abrangidos;
- a gestão documental da operação.
Para o fabricante estrangeiro, essa estrutura contribui para que a certificação seja incorporada ao planejamento comercial desde a origem.
O objetivo é reduzir a dependência de decisões tomadas depois da compra ou do embarque e permitir que a entrada no mercado brasileiro seja organizada com maior previsibilidade.
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